Informationsfluss

Dieser Artikel beschreibt, wie Informationen und Informationsfluss in verschiedenen Management-Paradigmen und organisatorischen Kontexten auf dem Weg der Evolution verwendet werden.

A New Perspective

Jede historische Etappe hat eine andere Perspektive auf den Informationsfluss und sehr unterschiedliche Praktiken hervorgebracht:

Rote Organisationen

In Roten Organisationen werden Informationen und der Informationsfluss von den Machthabern kontrolliert und zur Kontrolle und Manipulation von Menschen eingesetzt. Informationen werden durch Geschichtenerzählen, das Erteilen von Befehlen, das Aussprechen von Drohungen, Bestechung und durch Spionage kontrolliert und weitergegeben. Die Chefin hat in der Regel das Eigentum an Informationen und kontrolliert die Kommunikationsmittel. Macht wird eingesetzt, um Anhänger abhängig und gleichgeschaltet zu halten. Der objektive Wahrheitsgehalt von Informationen ist oft weniger wichtig als ihr subjektiver Wert, d.h. die Wahrheit hat keinen Wert oder Bedeutung, wenn es mehr zu gewinnen gibt, wenn man eine Lüge erzählt! In diesem Zusammenhang achten die Menschen nur auf die Informationen, die sie als für ihre persönlichen Bedürfnisse dienlich wahrnehmen.

Bernstein-Organisationen

In Bernstein-Organisationen sind Informationen breiter gestreut und es gibt einen Respekt für logische Argumente. Verschiedene Standpunkte werden anerkannt, aber es gibt nur Platz für eine einzige Wahrheit oder eine Reihe von Wahrheiten. Informationen werden über die Organisationshierarchie kontrolliert und kommuniziert. Es entsteht Respekt für das Konzept der Objektivität, zusammen mit konkurrierenden Ansichten der Orthodoxen und der Ketzer. Der Wahrheitsgehalt von Aussagen, die von Autoritätspersonen herausgegeben werden, kann innerhalb strenger Grenzen in Frage gestellt werden, aber die Entscheidungen und Meinungen der Autoritätspersonen müssen respektiert werden; wenn nicht, können Andersdenkende bestraft werden!

Orange Organizationen

In orangen Organisationen dient Information in erster Linie als Maß für "Vorhersage und Steuerung", mit dem Credo: Je mehr Information, desto besser! Mit Hilfe von Messinformationen können Menschen einen Bauplan für die Organisation entwerfen, als wäre sie eine Maschine. Informationen, die im Besitz von Personen mit höherem Rang in der Organisation sind oder von diesen stammen, werden als wertvoller angesehen.

Grüne Organisationen

In grünen Organisationen dient Information als Währung für kulturelle Werte, mit dem Ziel, die Mitglieder der Organisation zu inspirieren. Der Informationsfluss durch das System basiert auf einem "Open-Book"-Management, bei dem Inputs aller Stakeholder gleichermaßen berücksichtigt werden. Der Informationsgehalt der "offenen Bücher" wird immer noch von "Herrschern" in einer hierarchischen Struktur definiert, aber die Verantwortlichen konzentrieren sich darauf, ihren Teams zuzuhören, sie zu ermutigen und zu motivieren. Mit der "Familie" als Leitmetapher in Green-Organisationen werden Geschichten geteilt und alle können "am Lagerfeuer singen".

Teal-Organisationen

In Teal-Organisationen werden Informationen allen gleichermaßen zur Verfügung gestellt, auf einer "as-is"-Basis. Es gibt keine Geheimnisse, und Informationen fließen ohne Grenzen dorthin, wo sie gebraucht werden; dies ist eine der Grundvoraussetzungen für das Selbstmanagement von Organisationen. Mitglieder von Teal-Organisationen respektieren nach wie vor eine Unterscheidung zwischen dem Austausch von Informationen, die in den organisatorischen Kontext gehören, und dem vertraulichen Austausch von persönlichen Informationen; Grauzonen werden mit Sensibilität und Integrität behandelt. Der zweifelhafte Wert von "Hörensagen" (Berichte aus zweiter Hand über nicht aufgezeichnete mündliche Kommunikation) wird klar verstanden.

In Practice

Teilen Sie alle Informationen!

"Wenn man Menschen befähigt, ihnen aber keine Informationen gibt, tappen sie nur im Dunkeln." (Blair Vernon)

Selbstverwaltete Teams müssen über alle verfügbaren Informationen verfügen, um optimale Entscheidungenauf strategischer und täglicher Basis zu treffen. Das bedeutet, dass alle Mitglieder der Organisation Zugang zu allen Daten haben müssen, die sich auf die Finanzierung und den Betrieb der Organisation beziehen, einschließlich der Gehälter und der Leistung von Einzelpersonen und Teams. Der freie Austausch von Informationen hilft, Vertrauen innerhalb der Organisation aufzubauen und zu erhalten, und verringert die Wahrscheinlichkeit, dass informelle Hierarchien wieder auftauchen.

In Teal-Organisationen herrscht eine Kultur des Vertrauens, nicht der Angst: Der freie Austausch von Informationen schadet niemandem, und es besteht keine Notwendigkeit, Informationsquellen durch Anonymität oder Verschleierung zu schützen. Den Menschen wird zugetraut, mit Informationen integer umzugehen und sich sowohl mit den positiven als auch mit den negativen Implikationen aller ihnen zur Verfügung stehenden Informationen auseinanderzusetzen. Auf diese Weise haben die Mitarbeiter einen klaren Blick auf die Informationen, die sie und andere innerhalb der Organisation betreffen, und niemand entwickelt ein falsches Gefühl von Angst oder Sicherheit.

Wenn Informationen analysiert, kontextualisiert und interpretiert werden, wird dies nicht als ein Weg zur Wahrheitsfindung gesehen, sondern als ein Weg, die Informationen wertvoller zu machen. Wertvolle Informationen fließen auf natürliche Weise dorthin, wo sie helfen, Probleme zu lösen, Herausforderungen zu bewältigen, Innovationen voranzutreiben. Ganz einfach: Informationen können nun frei zirkulieren und ihren Zweck erfüllen.

Diskutieren und debattieren Sie! Rangfrei!

Wenn es neue und wichtige Informationen zu teilen gibt, sind "All-Hands" Meetings eine Standardpraxis in Teal-Organisationen. Quartalsergebnisse, die jährliche Werteumfrage, ein strategischer Wendepunkt und so weiter werden in einem Meeting ohne Skript oder Kontrollagenda diskutiert und debattiert. Dies ist viel mehr als ein einfacher Informationsaustausch: Statt "Vorhersage und Kontrolle" ist das Leitprinzip des Informationsflusses "Sinn und Reaktion". Wenn Informationen auf eine Art und Weise weitergegeben werden, die nicht dem Zweck der Organisation dient, kann dies offen diskutiert und bei Bedarf geändert werden.

Frequently Asked Questions

All-Hands-Meetings, Stand-up-Meetings, offene Intranets, Diskussionsforen, offene Aufgaben- oder Arbeitsprotokolle, Blogs, offene Webinare.

Stille Meetings, Angst- und Schuldzuweisungskultur, komplexe hierarchische Entscheidungsprozesse, häufige Gerüchte, verpflichtende Mitarbeiterbefragungen.

Concrete cases for inspiration

Uses information structure and transparency to provide the best service to the customers

At Buurtzorg, all data concerning performance of all the teams is put on the company's intranet. A team that struggles in one area can identifiy a team in the neighborhood with outstanding results (which is not a threat, but an offer) and can ask for advice and best practices. If there is an need for a decision, the request is posted on the intranet. Teams can see every month how their productivity compares to that of other teams. The data of other teams is not anonymized or averaged out. Employees are trusted to handle the positive and negative impacts of information with integrity.

Information flow in time of crisis.

When Jean-Francois Zobrist, the CEO of FAVI, was faced with difficult and critical decisions at the company, he readily admitted he needed help to find a good answer. More than once, on impulse, he went around the shop floor, asked everybody to stop the machines, climbed on a soapbox and shared his problem with all employees, trying to figure out a course of action.

In time of crisis, he openly shared information with all employees about the reality of the situation, trusting them to handle it. As a result, employees did not retain a false sense of safety. Everybody, regardless of any rank, could take the opportunity to sense the impact of the information offered and resonate to it. People in the audience shouted questions and proposals. Together they found a collective course of action to overcome the crisis.

Extend information flow throughout the market, incorporating suppliers and customers

Patagonia has gone beyond the boundaries of the organization with its "Footprint Chronicles". Information transparency has been extended to suppliers and customers. Customers can see where everthing is made, how it is made, what the conditions are like, what the impact of transportation and water usage is on the overall carbon footprint. A major part of the organization's purpose is served by employing this radical degree of honesty with regard to information and information flow when dealing with outside parties. Information exchange with suppliers and customers via email and internet is used to fuel continous improvement.

The musical chairs

The former Camif was very hierarchical and segregated before it went bankrupt and was acquired in 2009. The new management advocates now the free flow of information. It also actively preaches the movement of people! Every week, it's musical chairs: each employee changes neighbors, according to a very carefully orchestrated schedule. There is also the "Tuesday update": a group-viewed slide-show review of activity and projects in progress, and results. To facilitate the sharing, the animator is renewed each time. This is an opportunity to review Camif's core business: Marketing and Offer. Employees are free to insert their slide before Tuesday morning to present specific topics on their activities, make calls for volunteers, etc. (The slide deck is available on the network). Tuesday's meeting is also an opportunity to talk about decisions that will be taken in a collaborative way: the telework charter, ... For newcomers, it is required for them to present themselves to all the employees (what is your background, your job, your favorite food, your gesture for the planet.) The participation rate is usually 100%, excluding absences due to illness, vacations, time off, etc. Each week, an employee is drawn at random and will introduce the following Tuesday's update. He or she will be the facilitator and will also have to introduce himself or herself and the roles he or she plays in the organization. The objective here is to encourage all employees who do not necessarily have the opportunity to speak in public to do so.

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Notes and references